实验室记录表格是管理体系运行和检测活动的真实见证，其规范编制与有效使用是保障检验检测质量、实现可追溯性的核心环节。然而，当前部分实验室的记录表格存在编制不科学、使用不规范等问题，影响了记录的有效性。本文从编制要求、分类目录、常见问题及改进建议等方面，系统梳理实验室记录表格的核心要点，助力提升记录管理水平。

Part.01编制记录表格的要求

实验室需通过记录表格真实、完整、准确地记录各项检测活动，其规范编制需满足以下要求：

充分性

记录表格应全面反映检测全过程及管理体系运行状态，遵循“做有痕、追有踪、查有据”原则，体现客观、规范、准确、及时。内容需包括：采样/抽样、样品制备、仪器设备、环境条件、检测地点、时间、依据、人员（检测、核验）等，确保质量信息全面可追溯。

实用性

记录表格应排除无法获取、不真实或无质量管理价值的信息，结合本单位实际情况设计，同时可借鉴其他实验室经验，避免形式化。

规范性

记录格式需统一，便于填制、统计及信息化管理，优先采用国家或行业标准模板。填写需规范、正确、清楚，满足可追溯性要求。

方便性

设计时力求信息全面且使用便捷，手工填写内容应尽可能少而简单，明确各岗位适用表格，复杂表格需附填写说明，同时保证记录检索方便。

Part.02记录表格的分类及目录

1. 记录表格的分类

记录表格分为管理记录和技术记录两大类：

管理记录：实验室管理活动产生的记录，如合同评审、内部审核、管理评审、文件发放、会议签到等。

技术记录：检测过程中数据和信息的累积，包括项目名称、时间、地点、编码/序号、相关人员、仪器设备、环境设施、方法依据、实施过程、样品描述等，反映检测是否达标。

2. 常用记录表格目录

（1）《实验室资质认定评审准则》等法律法规宣贯记录；

（2）监督员对检测工作监督记录表格；

（3）管理体系文件宣贯记录表格；

（4）方针和目标的贯彻与实施情况统计记录表格；

（5）文件批准、发布、分发、管理、更改、归档等记录表格；

（6）采购文件审批、供应商评价和供应品符合性检查记录表格；

（7）实验室从客户处搜集反馈资料记录表格；

（8）实验室针对客户申诉和投诉所开展的调查与纠正措施记录表格；

（9）纠正措施(原因分析、实施、监控、验证)相关记录表格；

（10）预防措施(启动、控制)相关记录表格；

（11）内部审核(计划、通知、检查表、首次会议、不符合项报告、末次会议、内审报告、跟踪验证)记录表格；

（12）管理评审(会议记录、管理评审报告、改进措施、跟踪验证)记录表格；

（13）员工岗前培训和资格确认记录表格；

（14）员工教育、培训和技能考核记录表格；

（15）实验室环境条件的监控记录表格；

（16）仪器设备使用记录表格；

（17）实验室选择使用新检测方法记录；

（18）采用非标准方法确认及客户同意记录；

（19）数据控制记录；

（20）合同评审记录；

（21）仪器设备的检定、校准、核查记录；

（22）仪器设备(含标准物质)日常使用、维护、管理、检定和校准状态、期间核查记录；

（23）内部校准设备量值溯源记录；

（24）抽(取)样品处置(标识系统，样品接收、管理)记录；

（25）检测样品处置(标识系统，样品接收、管理)记录；

（26）实验室内部质量控制及方法评审记录；

（27）各种原始检测记录、报告副本；

（28）其它记录。

Part.03编制中常存在的问题

遗漏必要的填写项

常见问题为遗漏关键信息，例如食品类菌落总数测定记录遗漏“检测洁净环境（洁净度）”项，导致信息不充分，难以追溯或重复验证。

记录一律表格化

过度追求表格化，不适用于需大量文字记录的管理活动，反而影响记录的完整性和实用性。

不当简化与合并

为简化表格忽略必要填写项，或合并多个相关检测项目的记录表格，可能导致信息缺失，尤其对间接检测项目（需公式计算结果），合并会增加追溯难度。

启用不依规

未经审批程序临时使用新编制/修订的表格，未备案且未作废旧版本，导致多版本混用，造成管理体系失控。

Part.04针对其改进的建议

完整编制记录表格

编制检测相关表格时，与技术人员充分沟通，确保涵盖活动各环节及必要填写项，避免遗漏。

适当表格化

表格适用于填写数字、符号或短句，需大量文字记录的内容宜采用记录形式，避免过度表格化。

控制简化与合并

不得为简化而忽略必要环节，间接检测项目应单独编制表格，严格控制不当合并，确保记录清晰可追溯。

依规启用表格

新编制/修订的表格需按《文件控制程序》审批、备案后启用，同步作废旧版本，防止多版本混用，保障管理体系规范运行。

实验室记录表格是质量追溯的“生命线”，其规范编制与有效使用直接关系到检测结果的可靠性和管理体系的有效性。通过遵循编制要求、明确分类、解决常见问题并落实改进建议，可确保记录表格真正发挥“见证性、追溯性、控制性”作用，为实验室质量管理提供坚实支撑。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            

转自：实验室经理人

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